Website creation and domain name management mandate
To entrust your website and domain name to a provider while remaining the owner of everything.
The template text in French (the one on the document) — « Mandat de création de site et de gestion de nom de domaine »
The document starts with « Je soussigné(e) [your name], born on…, residing at…, » (I, the undersigned)
agissant en qualité de [client: fonction du signataire : président(e) / gérant(e) / entrepreneur(e)] de [client: nom de la structure du client], [client: forme : association loi 1901 / société / entreprise individuelle / particulier], numéro [client: SIREN, SIRET ou RNA du client], dont le siège est situé [client: adresse du siège du client], ci-après « le client »,
confie à [@entreprise], [@forme], numéro [@identifiant], dont le siège est situé [@siege], représenté(e) par [@representant], joignable à [@email], ci-après « le prestataire », la mission suivante.
1. Nom de domaine. Enregistrer le nom de domaine [nom de domaine, ex. exemple.fr] auprès de [bureau d'enregistrement : OVH / Gandi / Cloudflare] pour une durée de [durée en années : 1 / 2 / 3 / 5 / 10] an(s), à compter du [date d'enregistrement], au nom du client. Si ce n'est pas possible tout de suite, le prestataire peut l'enregistrer à son propre nom, à titre provisoire et pour le compte du client ; il s'engage alors à le lui transférer à sa première demande. Pendant cette durée, le prestataire gère les réglages techniques (DNS, certificat HTTPS) et le renouvellement prévu.
2. Création du site. Créer et mettre en ligne le site internet, livré le [date de livraison du site] avec un outil de modification (CMS) : le client peut ensuite modifier lui-même ses textes et ses photos. Pendant [durée de la garantie : 1 mois / 3 mois] après la livraison, le prestataire corrige gratuitement les erreurs de sa part. Ensuite, toute nouvelle demande est une évolution, réalisée sur devis.
3. Frais. Nom de domaine : [montant du nom de domaine] €. Création du site : [prix de la création, 0 si offerte] €. Ces frais sont à la charge de [qui paie : le prestataire, à titre gracieux / le client]. Hébergement : [hébergement : gratuit, sans garantie de durée / payant, montant par an].
4. Contenus repris. Le client autorise le prestataire à reprendre pour le site :
[ ] les textes de [source des textes : ancien site / page Airbnb / plaquette / réseaux sociaux]
[ ] les photos de [source des photos : réseaux sociaux / page Airbnb / fichiers fournis]
[ ] son logo
[ ] l'affichage automatique de ses publications [réseaux : Instagram / Facebook] ; le client crée lui-même les autorisations d'accès nécessaires et peut les retirer à tout moment
[ ] les avis de ses clients publiés sur [plateforme des avis : Google / Airbnb / Booking]
Le client certifie détenir les droits sur tout ce qu'il fournit ou fait reprendre, ainsi que l'accord des personnes reconnaissables sur les photos, et en répond seul.
5. Propriété et responsabilité. Le nom de domaine, les textes, les photos et le logo appartiennent au client. Le client est directeur de la publication et responsable des contenus publiés.
6. Référence. Le prestataire peut citer le site dans ses références et ajouter en bas de page la mention « Site réalisé par [@entreprise] » :
[client x] oui
[client ] non
7. Fin du mandat. Le mandat prend fin le [date de fin du mandat]. Chaque partie peut y mettre fin plus tôt par écrit, avec un mois de préavis. Le prestataire remet alors au client, sous 15 jours et sans frais de sa part, le code de transfert du nom de domaine, les accès techniques et une copie complète du site.
8. Données. Le prestataire n'utilise les informations du client que pour cette mission.
Translation (to understand)
acting as [client: role of the signatory : chair / manager / sole trader] of [client: name of the client's organisation], [client: legal form : association / company / sole trader / private individual], number [client: SIREN, SIRET or RNA of the client], whose registered office is at [client: address of the client's registered office], hereinafter “the client”,
entrust [@entreprise], [@forme], number [@identifiant], whose registered office is at [@siege], represented by [@representant], reachable at [@email], hereinafter “the provider”, with the following task.
1. Domain name. Register the domain name [domain name, e.g. example.fr] with [registrar : OVH / Gandi / Cloudflare] for [length in years : 1 / 2 / 3 / 5 / 10] year(s), from [registration date], in the client's name. If this is not possible straight away, the provider may register it in their own name, temporarily and on behalf of the client; they then undertake to transfer it to the client on first request. During this period, the provider manages the technical settings (DNS, HTTPS certificate) and the planned renewal.
2. Website creation. Create and publish the website, delivered on [website delivery date] with an editing tool (CMS): the client can then change their texts and photos themselves. For [warranty period : 1 month / 3 months] after delivery, the provider fixes their own mistakes free of charge. After that, any new request is an upgrade, carried out on a quote.
3. Costs. Domain name: €[domain name amount]. Website creation: €[creation price, 0 if offered]. These costs are paid by [who pays : the provider, free of charge / the client]. Hosting: [hosting : free, with no guaranteed duration / paid, amount per year].
4. Reused content. The client authorises the provider to reuse for the website:
[ ] the texts from [source of the texts : former website / Airbnb page / brochure / social networks]
[ ] the photos from [source of the photos : social networks / Airbnb page / files provided]
[ ] their logo
[ ] the automatic display of their posts on [networks : Instagram / Facebook]; the client creates the necessary access permissions themselves and can withdraw them at any time
[ ] their customers' reviews published on [review platform : Google / Airbnb / Booking]
The client certifies that they hold the rights to everything they provide or have reused, as well as the consent of the people recognisable in the photos, and is solely responsible for this.
5. Ownership and responsibility. The domain name, texts, photos and logo belong to the client. The client is the publishing director and is responsible for the content published.
6. Reference. The provider may list the website among their references and add the words “Website made by [@entreprise]” at the bottom of the page:
[client x] yes
[client ] no
7. End of the mandate. The mandate ends on [mandate end date]. Either party may end it earlier in writing, with one month's notice. The provider then gives the client, within 15 days and at no cost on their side, the domain name transfer code, the technical access and a full copy of the website.
8. Data. The provider uses the client's information only for this task.
When to use it? An association, shop or holiday-let owner entrusts the creation of their website and the purchase of their domain name to a provider (agency, freelancer, volunteer), even free of charge.
Good to know: a .fr name can only be registered in the name of a person or organisation established in the European Union. The domain must be in the client’s name: if it is temporarily in the provider’s name, this mandate proves it belongs to the client. Each party keeps a signed copy; check every year that the domain has been renewed.
Businesses: prepare this mandate from the Business space, tick what the client fills in, then send them the link: they complete it, sign and send you back the PDF.